Política de privacidad y uso de datos
Versión 2026-10-25-1 · vigente desde el 25 de octubre de 2026
En pocas palabras. Recepcionista Virtual atiende llamadas con un asistente de inteligencia artificial. Usamos sus datos solo para atender su llamada y darle seguimiento, no los vendemos, no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial. Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo ejercer sus derechos, conforme a la Ley N.º 8968, Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales, de Costa Rica.
1. Quién es el responsable
Atrix Consulting (cédula jurídica 3-101-786841)
Dirección: El Bajo, Alajuela, 30104, Costa Rica
Teléfono: +506 4010 3455
Correo para asuntos de privacidad: info@atrixcr.com
Cuando usted llama a una empresa que usa Recepcionista Virtual, esa empresa recibe el recado, la cita o la consulta que usted dejó. Nosotros operamos la plataforma que atiende la llamada.
2. Qué datos tratamos
| Cuándo | Datos |
|---|---|
| Usted llama y habla con la asistente | Su número de teléfono, su nombre si lo dice, lo que diga durante la llamada (un recado, una pregunta, una cita), la fecha, hora y duración, y el texto de la conversación. No guardamos el audio de las llamadas atendidas por la asistente. |
| Usted agenda una cita | Nombre, teléfono o correo y la fecha y hora de la cita. |
| Usted usa el botón «Llamar en línea» de este sitio | Nombre y correo electrónico, que usted escribe y confirma con un código de 6 dígitos; la constancia de que aceptó este aviso (fecha, versión del aviso e idioma, sin guardar su correo en esa constancia); y la sesión temporal de verificación. |
| Usted es cliente | Los datos de su cuenta y de su empresa para prestar y facturar el servicio. |
Datos sensibles. La asistente tiene instrucciones de no preguntar ni anotar diagnósticos, síntomas, medicamentos, situación económica, religión, opiniones políticas, origen racial ni vida u orientación sexual. Si el tema es personal o de salud, le ofrece comunicarle con alguien de la empresa.
3. Para qué los usamos (finalidad)
- Atender su llamada y responderle.
- Darle seguimiento: recados, citas, tiquetes de soporte y avisos relacionados (por ejemplo, el recordatorio de una cita).
- Mantener la seguridad del servicio y evitar abusos (por ejemplo, la verificación del correo del botón «Llamar en línea»).
- Responder sus solicitudes sobre sus datos.
Para qué no los usamos: no los vendemos ni cedemos a terceros para otros fines, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial. Usarlos para una finalidad distinta de la que le informamos requeriría su autorización previa.
4. Su consentimiento
- Por teléfono: al contestar, la asistente le avisa que es un asistente virtual con inteligencia artificial, que la llamada queda registrada y que su información se procesa en la nube con proveedores fuera de Costa Rica. Si continúa en la línea, acepta ese tratamiento.
- En este sitio: antes de llamar debe marcar de forma expresa que acepta este aviso y confirmar su correo. Guardamos constancia de esa aceptación.
- Responder datos es voluntario. Si no quiere darlos, puede colgar o pedir hablar con una persona; puede que no podamos darle seguimiento si no tenemos cómo contactarle.
- Puede retirar su consentimiento en cualquier momento escribiendo al correo indicado arriba.
5. Con quién compartimos los datos y dónde se procesan
Su información se procesa en la nube, con proveedores de tecnología ubicados fuera de Costa Rica. Estos proveedores reciben solo lo necesario para atender la llamada:
- Reconocimiento de voz (convertir lo que usted dice en texto).
- Modelo de inteligencia artificial (entender y redactar la respuesta).
- Voz sintética (convertir la respuesta en voz).
- Telefonía (conectar la llamada) y correo electrónico (códigos y confirmaciones).
- La plataforma de gestión Odoo, donde se guardan contactos, oportunidades, citas y tiquetes.
También los recibe la empresa a la que usted llamó y las personas autorizadas de su equipo. No los entregamos a otros terceros, salvo que una autoridad competente lo exija conforme a la ley.
6. Cuánto tiempo los conservamos
- Contactos del libro de llamadas: se borran si la persona no vuelve a llamar en un año.
- Citas terminadas: se borran a los 12 meses.
- Códigos de verificación: vencen a los 10 minutos; la sesión de verificación, a los 30 minutos.
- Texto de la conversación y registros de la llamada: se conservan para dar seguimiento y auditar el servicio, y se borran cuando usted lo solicita.
7. Cómo protegemos los datos
- Las comunicaciones viajan cifradas.
- Cada empresa ve solo sus propios datos; el acceso es solo para personal autorizado y queda en bitácora.
- Las credenciales de conexión con otros sistemas se guardan cifradas.
- Los códigos de verificación y las constancias de consentimiento no guardan su correo en claro.
- Límites automáticos contra abusos: cantidad de códigos por correo y por hora, intentos y tiempo de vida de las sesiones.
8. Sus derechos
Usted puede, sin costo, pedir acceso a los datos que tenemos de usted, que los rectifiquemos o que los eliminemos, y revocar su consentimiento. Escriba a info@atrixcr.com indicando el teléfono o correo con el que nos contactó. Respondemos en un máximo de 5 días hábiles. Si considera que sus derechos no fueron atendidos, puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab).
9. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha. El aviso que se dice por teléfono y el aviso completo en https://pbx.recepcionistavirtual.net/aviso/8 corresponden a la versión 2026-10-25-1.